Privacyverklaring

Algemeen

IOK en IOK Afvalbeheer behandelen je persoonsgegevens met respect voor je privacy.  Met deze verklaring leggen we je uit hoe we omgaan met je persoonsgegevens die we via verschillende kanalen verkrijgen.

Bij het verwerken van persoonsgegevens zullen IOK en IOK Afvalbeheer de geldende privacywetgeving respecteren, zijnde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming  (afgekort AVG of GDPR genoemd), de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens alsook het AVG Decreet van de Vlaamse gemeenschap.

De term ‘verwerking’ is een erg breed begrip: alles wat we met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enzovoort.

Wat zijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks.

Rechtstreeks:  

• met je identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat jij het bent.

Onrechtstreeks:

• met je naam in combinatie van je adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.  
• met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer)
• met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.  

Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij verwerken jouw persoonsgegevens meestal in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke (zijnde onze deelnemende lokale besturen) waarmee wij overeenkomsten hebben afgesloten. IOK en IOK Afvalbeheer handelen in dat geval uitsluitend in opdracht van/ ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke en zullen persoonsgegevens slechts inzien en/of verwerken indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.  

IOK en IOK Afvalbeheer kunnen daarnaast ook jouw persoonsgegevens verwerken voor eigen doeleinden, zoals persoonsgegevens bij aankoop van compost; in dat geval zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

De deelnemende lokale besturen hebben machtiging gegeven aan IOK en IOK Afvalbeheer en zijn onderaannemers om persoonsgerelateerde data te zien en ze inhoudelijk te verwerken in verscheidene applicaties.

Als IOK Afvalbeheer jouw persoonsgegevens verwerkt inzake afvalbeheer, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

• Gegevens uit het bevolkingsregister (adres, naam, rijksregisternummer, gezinsgrootte …)
• Betalingsgegevens (rekeningnummer en rekeningnaam waarmee de betaling verricht werd …)
• Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres …)
• …

Als IOK jouw persoonsgegevens verwerkt, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

• Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres …)
• Gegevens uit het bevolkingsregister (adres, naam, rijksregisternummer …)
• Eigenaarsgegevens uit het kadaster
• …

Alle verwerkingen die gebeuren met persoonsgegeven en types persoonsgegevens zijn opgenomen in het register van de verwerkingsactiviteiten, waarin alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens.  Hierover willen we open en transparant zijn. Uit dit register blijkt ook welke verwerkingen IOK en IOK Afvalbeheer uitvoeren ten behoeve van een verwerkingsverantwoordelijke en voor welke verwerkingen wijzelf de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke hebben.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens

IOK en IOK Afvalbeheer verwerken jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis of een overeenkomst hebben of op je eigen verzoek en dus met jouw toestemming (bijvoorbeeld als je contact met ons opneemt om een vergunning aan te vragen).

Onze belangrijkste juridische basissen om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:

1. Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen.  

Een voorbeeld: Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een groepsaankoop.

2. We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met IOK of IOK Afvalbeheer.

Een voorbeeld: Je koopt compost aan bij IOK Afvalbeheer waarvoor je een mondelinge of schriftelijke aanvraag hebt gedaan. Hiervoor hebben we onder andere jouw adresgegevens nodig voor de levering van de goederen.

3. We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten.

Een voorbeeld: De gemeente heeft de wettelijke verplichting om bepaalde afvalstromen huis-aan-huis in te zamelen. Sommige gemeenten hebben IOK Afvalbeheer de opdracht gegeven om deze afvalinzameling uit te voeren. Hiervoor worden persoonsgegevens gebruikt om onder andere de facturatie te verzorgen.

4. We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.

Een voorbeeld: Sommige gemeenten maken gebruik van de dienstverlening van IOK inzake handhaving milieu of ruimtelijke ordening. Hiervoor worden persoonsgegevens gebruikt met het oog op het opstellen van een aanmaning of proces verbaal.

IOK en IOK Afvalbeheer gebruiken jouw persoonsgegevens enkel en alleen voor het doel waarvoor je ze zelf hebt verstrekt of waarvoor ze verzameld werden. Dat betekent dat, als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden zoals het toesturen van nieuwsbrieven.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens

IOK en IOK Afvalbeheer bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken.

Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen.
De bewaartermijnen die in regelgeving zijn vastgelegd, zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.

We archiveren je persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben.

IOK en IOK Afvalbeheer bewaren jouw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

Wie heeft er allemaal toegang tot jouw persoonsgegevens

IOK en IOK Afvalbeheer als verwerkingsverantwoordelijke

Voor onze eigen verwerkingen is IOK en IOK Afvalbeheer de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de bevoegde diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor de uitoefening van hun werk.

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met allerhande partners en leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens onze richtlijnen. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.

IOK en IOK Afvalbeheer als verwerker

Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken IOK en IOK Afvalbeheer samen met gemeenten, andere overheidsinstanties en/of buurgemeenten in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.  Voor verwerkingen die IOK en IOK Afvalbeheer uitvoeren in opdracht en voor rekening van een andere organisatie, bv. ophalen van huishoudelijk afval,  zijn IOK en IOK Afvalbeheer de verwerker.

Andere situaties

Soms zijn IOK en IOK Afvalbeheer niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit te wisselen met andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale instanties. Die ontvangende organisaties zijn op hun beurt verwerkingsverantwoordelijken en voor het verder verwerken van  de persoonsgegevens moeten ook zij op hun beurt voldoen aan alle vereisten van de AVG.

Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselen IOK en IOK Afvalbeheer persoonsgegevens uit met andere organisaties/subverwerkers:

• om de operationele dienstverlening te kunnen garanderen,
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons dat toelaat of ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

De wetgeving schrijft voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt. In zo'n protocol worden afspraken gemaakt over die gegevensuitwisseling. Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité. Hieronder vind je het overzicht van onze protocollen en machtigingen om ze te raadplegen.

Protocol voor de elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen VLAIO en IOK.

Overeenkomst tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken - Het Vlaams Energie- en KlimaatAgentschap en de Energiehuizen in het kader van de Mijn VerbouwLening (Meer informatie is hier te vinden)en in kader van deze overeenkomst:

• Rijksregister: Beslissing nr. 021/2023 en beslissing nr. 046/2023
• Kamer Sociale Zekerheid en gezondheid: Beraadslaging nr. 23/094 en beraadslaging nr. 18/046
• Opgroeien regie: Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van Opgroeien naar de energiehuizen in het kader van de controle op de wettelijke voorwaarden voor de toekenning van de Mijn Verbouwlening via de webservice GeefKindVoordelen en GeefZorgToeslag
• FOD Financiën (inkomensgegevens): Begeleidend protocol inzake gegevensverwerking in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, VEKA en de Energiehuizen, betreffende de uitwisseling van inkomensgegevens in het kader van de controle op de wettelijke voorwaarden om in aanmerking te komen voor de Mijn VerbouwLening
• FOD Financiën (eigendomsgegevens): Begeleidend protocol inzake gegevensverwerking in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, tussen de Federale Overheidsdienst Financiën en de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, VEKA en de Energiehuizen, betreffende de uitwisseling van eigendomsgegevens in het kader van de controle op de wettelijke voorwaarden voor de Mijn VerbouwLening
• Wonen in Vlaanderen: Protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van de energiehuizen naar Wonen in Vlaanderen in het kader van de handhaving van Mijn VerbouwLening en cumulcontrole bij geconventioneerde verhuur

Wat zijn jouw rechten

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens voor zover IOK en IOK Afvalbeheer optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de verwerkingen die IOK en IOK Afvalbeheer uitvoeren als verwerker, d.w.z. in opdracht van een gemeente, dient er met de betrokken verwerkingsverantwoordelijke (de betreffende gemeente) contact opgenomen te worden.

Bijvoorbeeld: indien een burger inzageverzoek vraagt in zijn persoonsgegevens betreffende de afvalinzameling van huishoudelijk afval, dient het verzoek gericht te worden aan de betrokken gemeente en niet aan IOK Afvalbeheer.

Mocht je per vergissing jouw verzoek aan IOK of IOK Afvalbeheer gericht hebben in een geval waar wij optreden als verwerker, dan zullen wij jouw verzoek doorsturen aan de verwerkingsverantwoordelijke (de gemeente).

Recht om jouw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Als je vraagt om je gegevens in te kijken:

• • kan je hiervoor langskomen in onze kantoren   
  • Kunnen we je gegevens via e-mail bezorgen
  • Kunnen we je gegevens op papier afdrukken, en opsturen naar jouw domicilieadres

Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van jouw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat je ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om jouw gegevens te verbeteren

Merk je dat IOK of IOK Afvalbeheer foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft?  Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Heb je toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kan je deze op elk moment weer intrekken ; de intrekking van toestemming geldt evenwel enkel voor toekomstige verwerkingen.  De intrekking van jouw toestemming heeft bijgevolg geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

• als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
• als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
• als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken

• als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

• als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
• als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
• als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

Je hebt het recht om bezwaar te maken als we jouw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag.  IOK en IOK Afvalbeheer staken de verwerking van jouw persoonsgegevens, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder doorwegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor iets (zoals een studiebeurs). Dit wordt dan ‘geautomatiseerde besluitvorming’ genoemd. Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomst in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:

• als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken voor de sluiting van of uitvoering van een overeenkomst die we met jou gesloten hebben
• als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
• als je ons uitdrukkelijk toestemming verleend hebt voor de geautomatiseerde besluitvorming

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen

Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen:

• via mail: privacy@iok.be; of
• per post: Informatieveiligheidscel van IOK en IOK Afvalbeheer, Antwerpseweg, 1, 2440 Geel.

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt,  kunnen IOK en IOK Afvalbeheer  toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) je de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

Vragen, opmerkingen of klachten

Heb je een vraag of een klacht over hoe IOK of IOK Afvalbeheer uw persoonsgegevens verwerkt, contacteer onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO):

• via mail: privacy@iok.be

 of

• per post: Informatieveiligheidscel van IOK en IOK Afvalbeheer, Antwerpseweg, 1, 2440 Geel.

Je hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit in de Europese Economische Ruimte. 

https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl#member-be

In België kan je voor Vlaamse bestuursinstanties terecht bij de:

•  Vlaamse Toezichtcommissie: 
  • E-mailadres: contact@toezichtcommissie.be
  • Telefoonnummer: +32 (0)2 553 20 85
• Of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
  • E-mailadres: contact@apd-gba.be
  • Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00